Veelgestelde vragen Evenementendesk

Op de website van de Gemeente Alkmaar staat een PDF bestand met alle geplande evenementen binnen Gemeente Alkmaar. De vastgestelde rustweekenden zijn ook hierin terug te vinden. 

In de Uitvoeringsregels Evenementen van Gemeente Alkmaar, vind je de algemene regels voor het organiseren van evenementen in Alkmaar. Hierin staat alle informatie om een evenementenvergunning te krijgen. 

Je vind de locaties voor een buitenevenement hier.

Via de website van de Gemeente Alkmaar vul je eerst de beslisboom in. Zo wordt er duidelijk of je een vergunning aanvraag of een melding moet doen. 

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning moet een organisator in Alkmaar aan verschillende eisen voldoen. Enkele belangrijke punten die vereist zijn: 

1. Indienen van een volledig programma: De organisator moet een concreet en haalbaar plan met gedetailleerde omschrijving indienen, zoals de aanwezigheid van artiesten en hun programmalocaties. Als het evenement plaatsvindt op gemeentelijke grond, is toestemming van de gemeente vereist. Voor locaties die niet in eigendom zijn van de gemeente, moet toestemming van de grondeigenaar worden verkregen. 
2. Veiligheidsplan: De organisator voldoet aan brandveiligheidseisen en constructieve veiligheid. Er moet een plattegrond worden ingediend die aangeeft hoe het evenemententerrein is ingericht en voldoet aan de eisen voor calamiteitenroutes.
3. Mogelijke ontheffingen: Bij het aanvragen van een evenementenvergunning kan de organisator ook ontheffingen nodig hebben voor zaken zoals het schenken van alcohol (Drank- en Horecawet), afwijkingen van het bestemmingsplan en mogelijk een geluidontheffing. 
4. Milieu en duurzaamheid: Er zijn eisen voor duurzame stroomvoorziening om de milieubelasting te beperken. De organisator moet maatregelen nemen om afval tee minimaliseren en kan op bepaalde locaties gebruikmaken van het duurzame stroomnet. 
5. Informeren van omwonenden: De organisator dient tijdige en correcte communicatie naar de omgeving over het evenement, vooral bij grotere evenementen om overlast te beperken. 

Deze voorwaarden staan in de Uitvoeringsregels van Gemeente Alkmaar en waarborgen de veiligheid, duurzaamheid en leefbaarheid rondom evenementen. 

Minimaal 8 weken voor het evenement vraag je een evenementenvergunning aan. 

Een organisator kan meer informatie over evenementenveiligheid verkrijgen via de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord, die richtlijnen en handreikingen biedt voor de veiligheid bij grotere evenementen. De Veiligheidsregio is betrokken bij risicobeoordeling en advisering, vooral bij evenementen met verhoogd risico, zoals evenementen die onder de categorie
"C-evenementen" vallen. Daarnaast kunnen organisatoren terecht bij de gemeentelijke evenementencommissie, die onder meer advies geeft over de veiligheidsvoorschriften voor verschillende evenementen en toezicht houdt op naleving. 

Daarnaast kun je voor praktische zaken terecht bij de Evenementendesk van Alkmaar Marketing, onderdeel van Hart van Noord-Holland die advies geeft over bijvoorbeeld geschikte locaties, data, en evenementenpromotie.

Een evenement tot 500 bezoekers kost €25,96. Een evenement met meer dan 500 bezoekers kost €183,89. Wanneer je de vergunning korter dan 8 weken van te voren aanvraagt en je krijgt deze alsnog, dan wordt het tarief verdubbeld. 

Beperken van alcoholgebruik en het voorkomen van verstoring van de openbare orde zijn belangrijke maatschappelijke doelen. Daarom wordt het schenken van alcohol niet bij alle evenementen teogestaan. Lees daarom de Uitvoeringsregels van de Gemeente Alkmaar of jouw evenement voldoet aan de eisen. 

Bij het organiseren van een evenement in Alkmaar moet teen organisator op het gebied van milieu en duurzaamheid rekening houen met verschillende aspecten, zoals: 

• Afvalbeheer: De organisator is verantwoordelijk voor het plaatsen van voldoende afvalbakken en voor het schoon opleveren van de locatie na afloop van het evenement om milieuschade te voorkomen.
• Stroomvoorziening: In delen van de binnenstad van Alkmaar kan een evenement gebruikmaken van een middenspanningsnet dat duurzame, groene stroom levert. Dit voorkomt het gebruik van fossiele brandstoffen en vermindert zowel fijnstof- als CO₂-uitstoot, wat bijdraagt aan de leefbaarheid door minder luchtvervuiling en geluidsoverlast van aggregaten.
• Natuurbescherming: Schade aan flora en fauna moet worden voorkomen, vooral op locaties zoals parken. De Wet natuurbescherming vereist dat een organisator verantwoordelijk is voor het behoud van beschermde diersoorten en planten. Als er een risico bestaat op verstoring (bijvoorbeeld door harde muziek of vuurwerk), moeten er maatregelen worden getroffen.

Deze maatregelen zijn opgenomen om ervoor te zorgen dat evenementen niet alleen bijdragen aan de levendigheid, maar ook op een milieuvriendelijke manier worden uitgevoerd. De volledige uitleg hierover is te lezen in de Uitvoeringsregels van Gemeente Alkmaar.

Op het gebied van diversiteit en inclusie kan je tijdens een evenement bijvoorbeeld de volgende initatieven nemen: 

• Toegankelijkheid: Zorg ervoor dat het evenement toegankelijk is voor mensen met een beperking. Dit omvat voorzieningen zoals rolstoeltoegankelijke routes, faciliteiten en zitplaatsen, evenals duidelijk aangegeven parkeerplaatsen en toiletten voor mensen met mobiliteitsbeperkingen.
• Inclusieve communicatie: Gebruik inclusieve en meertalige communicatie voor het promoten van het evenement om een breder publiek te bereiken, betrek mensen van diverse achtergronden en leeftijden.
  Diverse programmering: Denk bij het samenstellen van het programma aan een mix van artiesten, activiteiten of sprekers die verschillende groepen binnen de samenleving vertegenwoordigen. Dit kan helpen om een breder publiek aan te trekken en een inclusieve sfeer te bevorderen.
• Samenwerken met lokale gemeenschappen: Werk samen met organisaties die zich inzetten voor diversiteit en inclusie, zoals lokale culturele verenigingen of organisaties. Dit vergroot de impact van het evenement en ondersteunt maatschappelijke verbindingen.
  Door deze elementen mee te nemen, kan een evenement een breder publiek aantrekken en rekening houden met de diversiteit in Alkmaar. 

Door deze elementen mee te nemen, kan een evenement een breder publiek aantrekken en rekening houden met de diversiteit in Alkmaar. 

Een organisator dient geen evenementenvergunning aan te vragen of melding te doen als het gaat om bepaalde privé-evenementen en activiteiten die een besloten karakter hebben. Vul de beslisboom van de Gemeente Alkmaar in om dit te onderzoeken. 

Een organisator kan meer informatie over verkeershinder en maatregelen rondom verkeersveiligheid bij evenementen verkrijgen via de Evenementencommissie van de Gemeente Alkmaar. Deze commissie beoordeelt het evenement en de impact ervan op het verkeer, en stelt indien nodig extra eisen, zoals het inschakelen van verkeersregelaars of het gebruik van alternatieve routes om verkeersstromen in goede banen te leiden. Verder moet de calamiteitenroute van 3,50 meter breed en 4,40 meter hoog vrijgehouden worden, zodat hulpdiensten het evenemententerrein goed kunnen bereiken​.

De Evenementendesk staat voor je klaar. Het team kun je bereiken via (072) 512 10 70 of via e-mail: evenementen@alkmaarmarketing.nl